1. Ota matkaan kehittäjän mindset
Henkilöstökyselyä ei kannata tehdä koskaan vain kyselyn takia. Sen tavoitteena on kehittää yrityskulttuuria nykyistä paremmaksi. Yrityskulttuuritoimisto Leidenschaftin yrityskulttuurimuotoilija Jaana Kyllönen on auttanut jo kymmeniä organisaatioita muutosmatkalle Siqnin avulla. Jaana kannustaa lähtemään pitkäjänteiselle matkalle, jota ohjaa suunnitelmallinen tekeminen.
“Siirrä ajattelun fokus pelkästä kyselyn toteuttamisesta kehitysmatkaan. Kehitystyössä onnistuminen edellyttää suunnitelmallisuutta heti matkan alussa. Kalenterivuodelle on hyvä määritellä punainen lanka eli etenkin ne etapit, joissa pysähdytään tulosten äärelle, suunnitellaan toimenpiteitä ja seurataan edistymistä.”
Siqni antaa erinomaiset eväät ymmärtää työntekijöille merkityksellisimpiä asioita, sekä välineet seurata matkalla tehtyjen parannusten vaikutusta. Tyypillisesti Siqni toteutetaan vuosittain. Vuoden varrella työntekijäkokemuksen kehittymistä voidaan seurata Siqni Trend -kyselyllä.
“Siqnin vaikuttavuus perustuu siihen, että se nostaa esiin oleellisen ja auttaa keskittämään kehitystyön juuri oikeaan paikkaan. Ovathan yritysten resurssit aina rajalliset. Sinun yrityksesi keskeiset kehityskohteet voivat olla täysin toiset kuin naapurifirmassa”, Jaana tähdentää.
Siqni palvelee myös yksittäistä työntekijää, kun hän vastaa kyselyyn. Tällöin hänellä on tilaisuus pysähtyä miettimään, mitkä asiat ovat juuri hänelle merkityksellisiä ja miten ne toteutuvat arjessa. Uskommekin Siqnin lisäävän myös yksilöiden halua johtaa omaa työntekijäkokemustaan paremmaksi.
2. Luo esihenkilöille yhteisiä oppimisen paikkoja
Siqni on ennen kaikkea johtamisen apuväline. Yrityskulttuurin kehittämisessä johto toimii suunnannäyttäjänä, ja johtohenkilöiden tehtävänä on kirkastaa yhteisen matkan suunta. Kun yritys pyrkii rakentamaan jatkuvasti parempaa kulttuuria, Siqnin pitää olla aidosti johdon agendalla. HR-tiimi sparraa ja antaa taustatukea.
Esihenkilöt ovat myös tärkeässä roolissa, koska loppuviimein he varmistavat, että asiat etenevät tiimeissä suunnitellusti. Kehityskohteiden lisäksi he huomioivat positiiviset onnistumiset.
“Keskittykää innostamaan ja sitouttamaan esihenkilöt Siqnin hyödyntämiseen jo ennen kuin kysely käynnistyy. Siqni on esihenkilöille kultakaivos, koska se tarjoaa mielettömän mahdollisuuden johtaa tiimiä ja yksilöitä entistä paremmin.”
Siqni auttaa onnistumaan esihenkilötyössä ja rakentamaan hyvää työntekijäkokemusta. Onnistunut kehitystyö tuo enemmän vetovoimaa tiimiin ja koko yritykseen sekä sujuvoittaa organisaatioon arkea. Lisäksi jokainen esihenkilö tulee tietoiseksi roolistaan ja voi kehittää omaa toimintaansa reflektoimalla.
“Siqnille saa ja pitää ottaa aikaa”, Jaana painottaa.
“Esihenkilöille kannattaa luoda kohtaamispaikkoja, joissa he voivat jakaa tarinoita kehitysmatkalta, jatkojalostaa toisten ideoita sekä tarjota ja saada vertaistukea. Kohtaamispaikkojen ideointiin kannattaa osallistaa suoraan esihenkilöitä, jotta heidän tarpeensa huomioidaan varmasti.”
Kyseessä voi olla esihenkilöfoorumi, jossa esimerkiksi joku HR-tiimistä tai johtoryhmästä fasilitoi keskustelua. Tapaamiset on hyvä aikatauluttaa ennakkoon vuoden varrelle ja sopia agenda jokaiselle kerralle etukäteen.
Toinen toimiva vaihtoehto on hyödyntää parityöskentelyä. Tällöin parin osapuolet sparraavat toisiaan säännöllisesti. Työskentely kasvattaa samalla entisestään esihenkilöiden verkostoja organisaation sisällä. Joskus sparriparit voivat jäädä elämään pitkäksikin aikaa.
3. Osallista kaikki mukaan kehittämiseen
Henkilöstökyselyn tulokset on aina tärkeää käydä läpi työntekijöiden kanssa – ovat tulokset millaisia tahansa. Jo kyselyyn vastaaminen on henkilöstölle lupaus siitä, että asioita ryhdytään kehittämään.
”Esihenkilö tutustuu kyselyn tuloksiin ensin, mutta hänen ei tarvitse tehdä yksin valmista toimenpidesuunnitelmaa. Esihenkilön on hedelmällistä keskustella avoimesti ja kuunnella tiimin jäseniä herkällä korvalla. Tiimi voi pohtia yhdessä, mitä tulokset tarkoittavat ja miten niitä voi hyödyntää kehityksessä”, Jaana vinkkaa.
Kun esihenkilö osallistaa koko tiimin käymään tuloksia läpi, myös kehitystyö lähtee todennäköisemmin liikkeelle yhteisenä prosessina. Näin se ei jää vain esihenkilön harteille. Kaikki pääsevät alusta asti mukaan keskustelemaan ja päättämään asioista.
“Kehitystyön ei tarvitse olla tylsää ja raskasta puurtamista. Viestintä voi auttaa tekemään siitä mukavaa ja motivoivaa. Tarinoita onnistumista ja mielekkäistä kokeiluista kannattaa jakaa koko organisaatiolle.”
Joskus kehitystyö jää puolitiehen sen takia, että odotuksena on keksiä jotain ylevää ja isoa. Kehitystyössä ei kannata unohtaa arkisten nanotekojen merkitystä. Pienillä ja nopeasti tehtävillä muutoksilla on usein yllättävän iso vaikutus, jotta kehitysmatka saadaan vauhtiin.
Kynnystä uusiin rutiineihin voi madaltaa puhumalla tietoisesti kokeiluista. Lopulta pienet uudet rutiinit summautuvat isommaksi muutokseksi ja luovat uusia tapoja.
“Tulosten pohjalta laadittu toimintasuunnitelma on hyvä pitää kaikkien nähtävillä joko fyysisesti tai virtuaalisesti matkan varrella. Jotta kehitystyö tulee osaksi tiimin arkea ja rutiineja, suunnitelman äärelle pysähdytään yhdessä säännöllisesti.”
Siqni ei siis ole pelkkä kysely vaan arvokas väline yrityskulttuurin jatkuvaan kehittämiseen. Kokemuksemme mukaan suurin riski kehitystyössä ei ole matkalla eksyminen vaan telineisiin jääminen. Lähtekää siis rohkeasti matkaan ja edetkää kokeillen ja matkalla oppien.
Jos taival tuntuu takkuiselta tai suunta on hukassa, apua on saatavilla. Leidenschaftin yrityskulttuurimuotoilijat ovat suurimmalle osalle Siqnin asiakkaista tuttuja työntekijäymmärryskyselyjen myötä. Päivittäisessä työssään yrityskulttuurimuotoilijat auttavat asiakkaita konkreettisesti organisaatiokulttuurin johtamisessa. Tutustu Leidenschaftin palveluihin.